Сегодняшняя вовлеченность людей в мир социальных сетей стерла грань между грамотным общением и следованием определенных правил. Мы сокращаем слова, пропускаем запятые, не обращаем внимания на орфографию. Главной целью сообщения является передача информации, порой в ущерб грамотности.
Однако существует такой вид письма, где такие нарушения неуместны и недопустимы – это деловое письмо. Во время, где бизнес строится по всему миру, деловое общение на английском языке является очень востребованным.
Это общение может вам пригодиться, если вы пишите бизнес – партнеру, иностранному клиенту, преподавателю английского языка или hr менеджеру международной компании. В данной статье мы постараемся разобрать все нюансы делового общения и привести примеры бизнес – писем.
Виды бизнес – писем
Письмо – жалоба (Letter of complaint)
В бизнесе есть такое понятие как рекламация – это жалоба на низкое качество товара с целью возврата средств. Зачастую, от грамотности написанного письма зависит результат обращения. Запомните, что вы должны быть вежливы и тактичны, если хотите, чтобы ваше обращение дошло до руководства.
Письмо – запрос (Letter of inquiry)
Данный вид письма используют для того, чтобы получить информацию. При его составлении будьте конкретны и точны, задавайте только интересующие вас вопросы. Не забудьте оставить свои контакты, чтобы с вами было легче связаться.
Письмо – заказ (Letter of order)
Обычно данное письмо посылают стороне, которая является продавцом или производителем товара. В нем содержится информация о названии продукта, количестве товара и цене. Иногда такое письмо содержит счет на оплату.
Письмо об урегулировании спора (Letter of adjustment)
Часто такой вид письма отправляют в качестве ответа на письмо – жалобу. Если результат является положительным в сторону клиента, то начните свое письмо с данной новости. Если же нет, то будьте предельно вежливы и выкажите свое сочувствие по поводу сложившейся ситуации.
Сопроводительное письмо (Cover letter)
Письмо, которое прилагается к посылке, обычно оно краткое и лаконичное и содержит описание состава посылки и пакета документа.
Заявление на увольнение (Resignation letter)
Как только вы приняли решение покинуть компанию, вы обязаны уведомить менеджера о своем уходе. В таких письмах обычно прописывают причину увольнения.
Письмо – подтверждение (Acknowledgment letter)
Такой вид письма используются как квитанции, чтобы уведомить другую сторону о полученных документах, сообщениях или посылках. Данное письмо показывает уважение к партнеру, но не является обязательным.
Рекомендательное письмо (Recommendation letter)
Сегодня многие работодатели просят предоставить потенциального работника письмо – отзыв с места предыдущей работы. Такое письмо содержит информацию о профессиональных навыках работника.
Письмо – напоминание (Reminder letter)
Данное письмо – это зачастую рекламное письмо, отправленное вслед за предыдущим. Письмо – напоминание можно отправлять, при условии, что вы уже общались до этого. Это может быть менеджер, который благодарит клиента за заказ, либо соискатель, интересующийся статусом его резюме. В основном, такое письмо – это смесь коммерческого и благодарственного письма.
Коммерческое письмо (Sales letter)
Письмо, отправленное с целью рекламы товара или услуги, чтобы привлечь клиентов. Здесь вы предоставляете подробное описание товара или услуги и преимущество, которое вы получите по итогу. Обычно оно содержит призыв и ссылку на контакты компании.
Общие правила написания делового письма
Есть ряд правил, которые используются при оформлении бизнес – письма, однако некоторые отклонения от нормы допустимы. При написании делового письма на английском языке крайне важно создать положительное впечатление, поэтому отнеситесь ответственно к выбору приветствия. Если ваше письмо в письменном, а не электронном виде, то не забывайте указывать адрес, имя получателя в верхнем правом углу. Перед отправлением обязательно убедитесь в правильности написания фамилии и имени адресата.
При отправке делового письма в компанию, где вы не знаете, кто из сотрудников будет читать его, вполне логично начать свое обращение со слов Dear Sir/Madam.
В ситуации, когда вы уже контактировали с адресатом, и желаете сослаться на предыдущий контакт, используйте следующие фразы:
- With reference to your letter of 1 October, I…(Ссылаясь на письмо от 1 октября, я…)
- After having received you sales letter, I would like to…(После получения вашего коммерческого письма, я бы хотел..)
- Thank you for the letter from the 5 of May…(Спасибо за письмо от 5 мая)
Помните, что деловое письмо должно быть написано официальным тоном и быть предельно вежливым, поэтому избегайте сокращений, сленга и грубых слов.
В основном, правила написания делового письма во многом зависит от его типа. Так в письме – запросе лучше всего использовать модальные глаголы, а в письме – жалобе избегать прямых обвинений.
Каждое деловое письмо на английском языке должно содержать цель обращения. Это необходимо сделать в самом начале, то есть в первом абзаце. Поэтому вы можете употреблять данные фразы:
- I am writing to confirm the agreement…(Я пишу, чтобы подтвердить соглашение)
- It was pleasant to meet you at the conference last week (Было приятно встретить вас на конференции на прошлой неделе)
- I am writing to provide you with the information requested in the previous e-mail (Я пишу, чтобы предоставить вам запрошенную в прошлом письме информацию)
Все эти фразы объясняют суть, они предельно точны и вежливы и содержат слова благодарности, извинения, просьбы.
Планирование делового письма на английском языке
Перед тем как приступить к написанию бизнес – письма, вам нужно составить план, который поможет сделать это грамотно и без отклонений от норм. Итак, ответьте себе на следующие вопросы:
- Кто будет читать это письмо?
- Нужно ли мне описывать детали в письме?
- Нужно ли мне получить ответ: да/нет?
Важно помнить, что следует избегать передачи конфиденциальных сведений по электронной почте, так как ее очень часто взламывают мошенники.
Как правильно написать тему письма (Subject)
Тема письма довольно важна при написании делового письма, однако многие пользователи часто опускают этот важный момент.
Помните, что текст темы должен быть кратким и информативным, чтобы на него обратили внимание и ответили.
Plan for marketing conference (План конференции по торговле)
Если реакция на ваше бизнес – письмо не требует отлагательства, то вы можете написать в теме: Please read (пожалуйста прочтите) или e-mail of high importance (письмо повышенной важности).
Правила написания приветствия
В деловом письме на английском языке важно правильно обратиться к адресату. Поэтому, для женщин используйте обращение Ms. (госпожа), а для мужчин Mr. (господин). В случае если вы ведете длительную переписку с деловым партнером, можно перейти на имена.
По правилам, обращение нужно выделять запятой, однако по последним тенденциям, стало модным опускать знаки препинания после обращения.
- Dear Mr. Brown, (обращение к определенному мужчине)
- Dear Ms. Brown, (обращение к определенной женщине)
- Dear Sir/Madam, (фраза, которая употребляется в случае, если вы не знаете кто получит письмо)
- To whom it may concern, (фраза, когда письмо отправляется на корпоративную почту компании)
Как закончить деловое письмо
При окончании бизнес – письма на английском языке необходимо указать важность вашего письма и предоставить ожидаемые действия от вашего реципиента, а также поблагодарить за предыдущий контакт.
Примеры фраз для окончания в деловом письме
По окончании делового письма, часто пишут фразу Sincerely yours, ….(искренне ваш). Если вы начинали свое письмо с обращения Dear Sir/Madam, то заканчивайте его Yours faithfully (с уважением).
Здесь мы приведем ряд фраз, которые используются, чтобы достойно закончить деловое общение.
- Best wishes (с наилучшими пожеланиями)
- Assuring you of our best attention at all times (обращайтесь в любое время)
- Looking forward to hearing from you (с нетерпением ждем ваш ответ)
- Your early reply will be appreciated (мы ценим ваш быстрый ответ)
- With lots of thanks for your cooperation (большое спасибо за ваше сотрудничество)
Подсказки по написанию делового письма
Здесь мы приведем несколько пунктов, которые помогут вам написать делового письма на английском языке.
- Начните письмо с указанием цели обращения.
- Следуйте принципа простоты и ясности, чтобы ваше письмо было предельно понятным.
- В случае если ваше письмо несет негативный смысл или плохие новости, то принцип прямолинейности здесь не подойдет, наоборот, сообщайте об этом в середине письма.
- Не забывайте поприветствовать адресата в начале письма, оно должно быть максимально уважительным.
- Цените не только свое время, но и время вашего партнера, поэтому приступайте к изложению сразу, избегайте так называемой «воды» в письме.
- Выбирайте размер шрифта 10-12, стиль шрифта Times New Roman, Verdana, Arial.
- Избегайте сленговых и жаргонных выражений.
- Проверьте правильность написания компании и реципиента перед отправкой.
- Используйте активный залог и личные местоимения.
- Каждое деловое письмо нужно заканчивать запросом на действие.
- Проверьте письмо на наличие орфографических и грамматических ошибок.
Примеры деловых писем на английском
Письмо о сотрудничестве
From
J. Black
Key Club
To,
John and Smith Company
London
Subject: commercial offer
Dear Sir/Madam,
Hello, I am Jack Black, a sales manager from Key Club. Our company has been providing the companies with the security CCTV for more than 5 years. We have organized an effective dealer network and provide more than 1000 companies with our service.
We offer you the effective cooperation. If you are positive about our offer please contact me +190898764356.
Best wishes,
J. Black.
Письмо напоминание
From
J. Black
Key Club
To,
John and Smith Company
London
Subject: Please answer
Good day, Mr. Brown. I am Jack Black, a sales manager from Key Club. Your company uses our service of security CCTV. I am writing to remind you to pay the bill; otherwise you will have a debt. If you have any difficulties with paying the bill, please contact me.
Sincerely yours,
J. Black.
Письмо извинения
From
J. Black
Key Club
To,
John and Smith Company
London
Subject: Accept my apology
Dear Mr. Brown,
I am Jack Black, a sales manager from Key Club. Your company uses our service of security CCTV. I am writing to apologize that our company have not still sent you the instruction how to use our security equipment. Due to my illness I was absent at work for more than two weeks. I will send you all the required information in an hour.
Best wishes,
J. Black
Письмо просьба
From
J. Black
Key Club
To,
John and Smith Company
London
Subject: Arranging a meeting
Dear Mr. Brown,
I am Jack Black, a sales manager from Key Club. Our company has been working with you for 6 months already. I am writing to ask you to organize our meeting to discuss the key points of the agreement. Please inform me about the agreed date and time.
Best regards,
J. Black
Письмо благодарность
From
J. Black
Key Club
To,
John and Smith Company
London
Subject: Thank you
Dear Mr. Brown,
I am Jack Black, a sales manager from Key Club. I am writing to thank you for the organized meeting on the 4 of October. We have discussed all the necessary moments. We greatly appreciate your cooperation.
Sincerely yours,
J. Black.
Если у вас все еще остались вопросы по организации делового письма на английском языке, то обращайтесь в LinguaTech. Мы всегда с радостью ответим на ваши вопросы и поможем разобраться во всех спорных вопросах!
Заключение
Теперь вы знаете все, что поможет вам написать деловое письмо на английском языке. Поэтому смело подавайте резюме в международную компанию, благодарите за предоставленные услуги и жалуйтесь на некачественные товары. Пусть вам повезет!